Maksun hakeminen

Maksatuksen hakeminen 2023–2027

Tämä ohje koskee 2023–2027 vuosien aikana rahoituspäätöksen saaneita hankkeita.

Maksuhakemus tehdään uudessa Hyrrässä.

Toteutusajaltaan yli kahden vuoden hankkeissa maksua on haettava vuosittain, eli vuoden sisällä tukipäätöksen päiväyksestä. Lyhyemmissä hankkeissa maksua voi hakea harvemmin, suositeltavaa on kuitenkin tehdä maksuhakemus esimerkiksi puolivuosittain. Kertakorvaushankkeissa tuki maksetaan yhdessä erässä.

Tuen viimeinen erä voidaan maksaa, kun hyväksytyt tukipäätöksen mukaiset toimenpiteet on kokonaisuudessaan toteutettu. Viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Loppuraportti ja seurantatiedot täytyy toimittaa viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä. 

Tukea haetaan vain rahoituspäätöksessä hyväksytyille kustannuksille (jos tukikelvottomien kustannusten määrä maksuerässä on yli 10 %:a, seurauksena on sanktio). Haettava määrä ei voi ylittää myönnettyä tukimäärää.

Maksuhakemuksen liitteenä tulee olla maksuhakemuksen ajanjaksolta ja kustannuksista tarvittavat asiakirjat:

• hankkeen pääkirja, josta ilmenee erittely kustannuslajeittain
• tulotositteet (mikäli yksityinen rahoitus kertyy muualta, tarvitaan siitä selvitys)
• menotositteet eli laskut
  • menotositteen liitteeksi esim. ostopalvelusopimus, lähetyslista, hintatason selvitys, seminaarin ohjelma, osallistujalista, matkakertomus, lehti-ilmoitus, esitehintatason selvitys
  • jos kustannusten kohtuullisuus ei perustu viitekustannuksiin, on yli 3 000 €:n (alv 0 %, mikäli hakija saa palautukset) hankinnoissa toimitettava selvitys tavanomaisesta hintatasosta (ellei ole selvitetty jo tuen hakuvaiheessa) ja yli 60 000 €:n (alv 0 %) hankinnat www.hankintailmoitukset.fi
  • julkisoikeudellisen yhteisön hankkeessa maksutapa voidaan osoittaa otteilla kirjanpidon pankkitilistä, palkkojen, ennakonpidätysten ja palkkojen sivukulujen velkatileistä
  • jos hankkeessa maksettu palkkoja, liitteeksi palkkalaskelma, kokonaistuntikirjanpito, työsopimus ja hakuilmoitus. Mikäli 1 henkilötyövuosi (htv) ylittyy koko hankkeen aikana (esim. kahden vuoden aikana), tulee paikka laittaa julkiseen hakuun, ellei työntekijä ole hakijan vakinainen työntekijä
    
• selvitys palkkojen ja/tai palkkioiden sivukuluista, niiden maksamisesta ja perusteesta
• tulo- ja maksutositteet (eli joko pankkiohjelmasta tulostetut kuitit kustannuksen maksuista ja tuloista tai tiliotteet)
  • tositejäljennökset pääkirjan mukaiseen järjestykseen/kustannuslajeittain
    
• osallistujalistat tilaisuuksista
• hankkeen toteutuksesta maksuhakemuksen ajalta täydennetään kirjallinen raportti Hyrrään, josta selviää ajanjaksolla tehdyt toimenpiteet
• verkkosivuilta ja sosiaalisen median kanavista kuvankaappaukset, mikäli hakijataholla kanavat ovat, sekä kuvan julisteesta tai tiedostuskyltistä, jos ne ovat hankkeen viestintävelvoitteissa
• vastikkeettoman työn tuntikirjanpitolomakkeet
  • lomakkeet lisätään sellaisenaan liitteeksi, kustannuserittelyyn lisätään vastikkeeton työ omalle rivilleen laskennallisena summana suhteessa kuluihin
  • laskentakaava vastikkeettoman työn laskemiseksi suhteessa toteutuneisiin, rahalla maksettuihin kuluihin: maksuhakemuksen tositteelliset kustannukset (€) / tukipäätöksen tositteelliset kustannukset (€) * tukipäätöksen vastikkeeton työ (€)
• jos hankkeella on ohjausryhmä, liitä hyväksytyt/allekirjoitetut pöytäkirjat maksuhakemuksen ajanjaksolta mukaan, loppumaksuhakemuksessa tulee olla myös ohjausryhmän lausunto hankkeen toteutuksesta.
• rakentamisinvestoinneissa vakuutuskirja, vähintään palovakuutus investoinnin ensimmäiseen maksuhakemukseen
  • rakennuslupapäätöksessä edellytettyjen katselmusten pöytäkirjat loppumaksuhakemukseen
• jos hakijan viralliset nimenkirjoittajat muuttuvat, liitä uusi rekisteriote
• osamaksukaupat: koko tuki osamaksukaupasta voidaan maksaa, vaikka osamaksuerien maksaminen olisi kesken, liitä rahoitusyhtiön kanssa tehty sopimus, jossa mm. näkyy, että omistusoikeus on siirtynyt tuensaajalle sekä maksutosite, jolla rahoitusyhtiö on maksanut osamaksukaupan
• jos kustannusmallina on flat rate 19 % tai 40 % välillisiä kustannuksia ei todenneta ilman käsittelijän erillistä pyyntöä

Yritysryhmän maksuhakemus:

• monivuotisia sitoumuksia sisältävien toimenpiteiden osalta tuensaajan tulee toimittaa vuosittainen maksuhakemus
  • tuki maksetaan vuosittain enintään neljässä erässä
• hankkeessa, jonka kesto on enintään 24 kuukautta, voidaan tuki hakea harvemmin
• yritysryhmähankkeessa tuen hakija on hankkeen hallinnoija, hallinnoija maksaa kaikki kustannukset ja laskuttaa yksityisrahoitusosuuden osallistujayrityksiltä sekä hakee tuen maksuun (pääsääntöisesti kustannusten tulee olla hallinnoijan nimellä laskutettuja ja maksamia)
• jos kustannuksia on syntynyt, laskutettu ja maksettu hankkeessa mukana olevan yrityksen nimiin, em. yrityksen tulee laskuttaa se hankkeen hallinnoijalta (oltava myös maksettuna yritykselle, kun tukea haetaan maksuun)
• yritysryhmässä mukana olevalta yritykseltä ei voi tehdä ostoja hankkeelle

Kertakorvaushankkeen maksuhakemus

• Maksua haetaan Hyrrä-palvelun kautta
• hakija on kirjanpitovelvollinen, vaikka pääkirjaa tai tositteita ei toimiteta maksuhakemuksen yhteydessä. Tositteet tulee pystyä toimittamaan pyydettäessä
• maksuhakemuksen liitteenä tulee olla
  • osioiden todentaminen on vahvistettu tukipäätöksessä: raportilla tai kuvilla, huolehdi, että jokaisesta tuetusta kohteesta on kuva, mikäli kyseessä on laitehankinta, ota kuva lisäksi sarjanumerosta tms. kyltistä ja kuvien tulee olla mielellään myös paikannustiedoin
  • muusta julkisesta rahoituksesta ja yksityisestä rahoituksesta tulee liittää pääkirjanote ja tositteet
  • päätöksen erityisehdot esim. rakennusluvan edellyttämät loppukatselmuspöytäkirjat tms. tulee toimittaa liitteenä, rakentamisinvestoinneissa vakuutuskirja – vähintään palovakuutus
  • Maksuhakemuksen yhteydessä toimitetaan loppuraportti, jossa lehtijutut liitteenä ja seurantatiedot (Hyrrässä valmis pohja)
• talkoolistoja ei tarvitse toimittaa maksuhakemuksen liitteenä, talkootyöt tulee kuitenkin kerätä, koska kertyneet tunnit tulee merkitä seurantatietoihin, huom! osassa kertakorvausten tukipäätöksiä talkoolistojen toimittamista on kuitenkin vaadittu tukipäätöksen erityisehdoissa
• tuki maksetaan tukipäätöksessä yksilöityjen osioiden toteuduttua ja hankehakijan todennettua se maksuhakemuksen liitteellä. Tukea maksetaan tukipäätöksessä määritelty summa kullekin hankkeen osiolle