Hankkeen toteuttaminen

Yleistä

Rahoituspäätöksessä vahvistetaan hankkeen toteutusaika, kustannukset ja mahdolliset erityisehdot, joten sen huolellinen lukeminen on tärkeää.

Kehittämishanke katsotaan aloitetuksi, kun hankkeen toteuttaja allekirjoittaa hankkeen toteuttamiseen liittyvän sopimuksen, jota ei voida peruuttaa, tekee hankkeen toteuttamista koskevan hankinta- tai muun sopimuksen, sopimusta solmimatta maksaa hankkeeseen liittyvän kustannuksen taikka solmii palvelusopimuksen. Aloittamisena ei kuitenkaan pidetä kansainvälisen, valtakunnallisen tai alueiden välisen hankkeen toteuttamisessa tarvittavaa yhteistyötä, suunnitteluun liittyviä yleiskuluja tai siirtämistä koskevan sopimuksen tekemistä. 

Investointihanke katsotaan aloitetuksi silloin, kun rakennustyöt on aloitettu tai hankinta on toimitettu tai maksettu. Hanke katsotaan aloitetuksi myös silloin, kun on tehty sitoumus, jota ei voi peruuttaa. Investointia ei katsota aloitetuksi tapauksessa, jossa tuettava investointi sisältää useita hankintoja tai hankinnan arvo on vähäinen suhteessa investoinnin kokonaiskustannuksiin.

Kustannukset ja kirjanpito

• Hankkeen aikainen kirjanpito tulee järjestää niin, että siihen liittyvät kustannukset ovat selkeästi eroteltavissa hakijan muusta kirjanpidosta, eli hankkeelle tulee luoda oma kustannuspaikka. 
• Kirjanpidon selitteiden tulee olla mahdollisimman kuvaavia ja hyväksyttyä kustannusarviota vastaavia
• Kirjanpidon tulee olla tukipäätöksen kustannuslajeja vastaava, eli esim. ’Rakentaminen’ ja ’Koneet, laitteet ja kalusto’ eriteltynä. 
• Pienehköt kululajien ylitykset ovat hyväksyttäviä 
• Laskujen tulee olla tuensaajalle osoitettuja ja tuen saajan maksamia 
• Kustannuksien tulee olla kohtuullisia ja tarvittaessa kilpailutettuja
• Kustannusten tulee olla tosiasiallisesti maksettuja ja kirjanpitoon kirjattuja 

Muutoshakemukset

• Jos hankkeen edetessä todetaan, että jotakin hankkeen toimenpidettä tai osa-aluetta ei voida toteuttaa suunnitelman mukaisesti, tulee hankkeelle aina hakea muutosta. Muutoksen hakeminen kannattaa aloittaa olemalla yhteydessä Leader-ryhmän henkilöstöön. 
• Alkuperäisestä suunnitelmasta poikkeavat toimenpiteet ja kustannukset ovat tukikelpoisia vasta, kun muutosta koskeva hakemus toimitetaan toimintaryhmälle, ennen kuin muutoksesta aiheutuvat kustannukset syntyvät. 
• Hankkeen toteutusaikaa voidaan pidentää, jos pidentämiselle on hyväksyttävä syy, joka ei ollut ennakoitavissa, ja toteutusajan pidentäminen on hankkeen toteutumisen kannalta välttämätöntä. Hankkeen toteutusaikaan liittyvä muutoshakemus tehdään aina Hyrrässä. 

Vastikkeeton työ

Vastikkeetta hankkeen hyväksi tehdyksi työksi eli talkootyöksi luetaan maksuhakemuksella ainoastaan hankesuunnitelman mukaiset tehtävät ja tuntimäärät. Talkootyötä tulee tehdä vähintään suunnitelman mukainen määrä. Hanke voi sisältää myös enemmän ja muita talkootöitä, mutta niitä ei sisällytetä yksityiseen rahoitukseen luettavaan talkootyöhön. 

Talkootyöstä pidetään tarkkaa talkookirjanpitoa, joka tulee olla maksuhakemuksen liitteenä.
Tulosta talkootyölomake ja kirjaa tiedot käsin. Vastikkeeton työ, 2302VT.pdf

Kaikkien talkootyötä tehneiden tulee allekirjoittaa tekemänsä talkootyö.

Tukikelpoista talkootyötä voivat tehdä 15 vuotta täyttäneet.

Viestintä

Tuensaajat ovat velvollisia viestimään saadusta rahoituksesta Maaseuturahaston viestintäohjeen mukaisesti.

Tukipäätöksen ehdoissa kerrotaan, mitkä velvollisuudet saamaasi tukea koskevat. Velvoitteiden laiminlyönti voi aiheuttaa myönnettyyn tukeen 1-5 % vähennyksen.

Tärkeää on mainita hankkeen rahoittaja viestinnässä. Helpoin keino siihen on käyttää rahoittajan logoja.

Leader Pohjoisin Lappi -logo

EU:n osarahoittama -logo

Jokaiselle kehittämishankkeelle luodaan automaattisesti oma hankekortti Maaseutuverkosto.fi:n hankerekisteriin. Hankekorttiin tulee tietoja Hyrrään syötettyjen julkisten tietojen pohjalta ja hankkeen yhteyshenkilönä pääset niitä muokkaamaan. Hankekortti voi toimia myös hankkeen verkkosivuna.

Ohjausryhmä

Rahoittaja voi edellyttää tuen myöntämistä koskevassa päätöksessään, että hankkeelle asetetaan ohjausryhmä.

Ohjausryhmän on:

1) ensimmäisessä kokouksessaan valittava puheenjohtaja ja sihteeri sekä päätettävä pöytäkirjojen tarkastamisen menettelytavasta;

2) pidettävä pöytäkirjaa käsiteltävistä asioista ja ohjausryhmän näkökohdista hankkeen toteutukseen;

3) kokoonnuttava vähintään kerran vuodessa seuraamaan hankkeen toteutumista;

4) käsiteltävä asiat, jotka koskevat hankkeen toteutumista hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti;

5) toimitettava ohjausryhmän kokouksen pöytäkirja tiedoksi rahoittajalle;

6) annettava loppuarviointi hankkeesta osana hankkeen loppuraporttia sekä hyväksyä hankkeen loppuraportti.

Raportointi

Tuen vaikuttavuuden seuraamiseksi ja arvioimiseksi tuen saajan on seurattava hankkeen toteutuksen aikana määriteltyjä vaikuttavuusmittareita. Seurantaa ja vaikuttavuuden arviointia varten on annettava tarpeelliset selvitykset, seurantatiedot sekä muut tarvittavat tiedot hankkeen tuloksista ja vaikutuksista.

Hankkeen seurantatiedot täytetään Hyrrässä hankkeen loppumaksun hakemisen yhteydessä.

Tuensaaja laatii loppuraportin, jossa esitellään hankkeen toimenpiteet, toteutus sekä hankkeen tulokset ja vaikutukset.

Yleistä

Rahoituspäätöksessä vahvistetaan hankkeen toteutusaika, kustannukset ja mahdolliset erityisehdot, joten sen huolellinen lukeminen on tärkeää.

Tuen saaja vastaa aina hankkeen toteuttamisesta mm. muutoshakemuksista, määräaikojen noudattamisesta ja tukikelpoisten kustannusten hakemisesta maksuhakemuksissa.

Kehittämishanke katsotaan aloitetuksi, kun hankkeen toteuttaja allekirjoittaa hankkeeseen liittyvän sopimuksen, jota ei voi peruuttaa, tekee hankinta- tms. sopimuksen tai sopimusta solmimatta maksaa hankkeeseen liittyvän kustannuksen taikka solmii palvelusopimuksen (aloittamisena ei kuitenkaan pidetä kansainvälisen, valtakunnallisen tai alueiden välisen hankkeen toteuttamisessa tarvittavaa yhteistyötä, suunnitteluun liittyviä yleiskuluja taikka tuen siirtämistä koskevan sopimuksen tekemistä).

Investointihanke katsotaan aloitetuksi, kun rakennustyöt aloitetaan, hankinta toimitetaan tai maksetaan tai tehdään sitoumus, jota ei voi peruuttaa. Investointia ei kuitenkaan katsota aloitetuksi, jos tuettava investointi sisältää useita hankintoja tai hankinnan arvo on vähäinen suhteessa investoinnin kokonaiskustannuksiin.

Investoinnin kohdetta ei saa käyttää muuhun kuin tuen kohteena olevaan toimintaan seuraavaan viiteen (5) vuoteen loppumaksun saamisesta lukien. Mikäli omistus- ja hallintaoikeus luovutetaan tätä aikaisemmin, on tuen saajan ennen luovutusta hankittava lupa rahoittajalta.

Rakentamisinvestoinneissa tuen myöntämisen edellytyksenä on lisäksi, että tuen saaja vakuuttaa kohteen asianmukaisesti hankkeen alusta lukien (vähintään palovakuutus, vakuutuskirja liitetään loppumaksuhakemukseen).

Kustannukset ja kirjanpito

Hankkeelle on hyvä luoda oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Kirjanpidon tulee olla tukipäätöksen kustannuslajeja vastaava. Vain hyväksytyn kustannusarvion mukaiset kustannukset ovat tukikelpoisia. Kirjanpitäjälle kannattaa toimittaa tiedoksi rahoituspäätös ja kustannuserittely.

Vaikka flat rate 15 %/24 % kustannusmallin välillisiä kustannuksia ei todenneta, ne kannattaa kuitenkin kirjata ao. hankkeen kustannuspaikkaan.

Hankkeen kustannusten tulee olla tosiasiallisesti maksettuja ja kirjanpitoon kirjattuja. Laskujen tulee olla osoitettuja tuen saajalle ja tuen saajan maksamia.

Vastikkeeton työ

Vastikkeettoman työn laatu ja määrä vahvistetaan tukipäätöksellä. Vastikkeeton työ kerätään erilliselle lomakkeelle, jonka allekirjoittavat kaikki talkootyötä tehneet. Huomioithan, että vain suunnitelman mukainen (hakuvaiheessa ”Arvio vastikkeettoman työn laadusta ja määrästä” -lomake) talkootyö hyväksytään.

Kerää kaikki kertynyt vastikkeeton työ (seurantatiedoissa tulee ilmoittaa kaikki kertynyt vastikkeeton työ)

Mikäli maksuerässä on toteutunut tarvittavaa määrää enemmän vastikkeetonta työtä, jää se seuraavaan maksuerään käytettäväksi.

Muistathan täyttää talkoolistat huolellisesti ja oikein, merkitse koko listan loppuun yhteenlaskettu tunti- ja euromäärä.

Muutoshakemukset

Hankkeen toteutuksen edetessä voi tulla vastaan tilanne, jossa hanketta täytyy muuttaa. Muutoshakemus on tehtävä Hyrrässä ennen kuin muutoksen kohteena oleva toimenpide tai investointi toteutuu.

Toteutusajan jatkoa haettaessa sille tulee olla hyväksyttävä syy, ohjelmakauden päättyminen on huomioitava toteutusajan jatkoa haettaessa.

Viestintä

Viestinnän tukena on erillinen viestintäohje.

Tarvittavat logot ym. aineiston löydät maaseutu.fi -sivuston kuvapankista.

Lehti-ilmoituksissa tulee olla rahoittajan logot, hankkeen nimi ja tuensaaja. Myös infokylteissä, julisteissa, esitteissä tai muissa vastaavissa tulee olla määrätyt logot, sekä hankkeen nimi ja tuensaaja.

Hakijan tulee kertoa hankkeesta nettisivuillaan tai sosiaalisen median kanavissa.

Mikäli hankkeesta kirjoitetaan lehtijuttuja, tulee tuensaajan huolehtia, että lehtijutussa mainitaan hankkeen rahoittaja.

Jos hankkeen tuen määrä on yli 50 000 €, tulee tuen saajan sijoittaa hanketta ja sen saamaa tukea esittelevä A3-kokoinen juliste näkyvälle paikalle hankkeen toteutuksen ajaksi.

Ohjausryhmä

• jos hankkeella on ohjausryhmä, ohjausryhmän ensimmäinen kokous tulee pitää mahdollisimman pian rahoituspäätöksen tultua
• ohjausryhmän kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä on paikalla
• vastuu hankkeen toteuttamisesta on aina tuen saajalla – ei ohjausryhmällä
• kokouksissa normaalit kokousmenettelyt: kutsut ja esityslistat liitteineen riittävän ajoissa, pöytäkirjat laaditaan selkeästi ja numeroidaan juoksevasti (esim. 1/21, 2/21, 3/21, jne.)
• hyväksytyt (allekirjoitetut) pöytäkirjat liitetään Hyrrään maksuhakemuksen ajanjaksolta
• jos hankkeella on lisäksi työryhmä, myös sen palavereista tulee pitää muistioita

Raportointi

seurantatiedot, tiedonantovelvollisuus, loppuraportti

• seurantatiedot tallennetaan Hyrrään vuosittain tammikuun loppuun mennessä, huomioithan, että raportointijakso on kalenterivuosi sekä loppumaksun yhteydessä
• loppuraportti liitetään Hyrrään lehtijuttuineen, investoinnissa mukana tulee olla myös kuvia tuetusta investoinnista
• hankkeen toimenpiteistä riippuen myös esim. matka- yms. kertomukset, asiantuntijaselvitykset jne.
• katso myös kohta tiedottaminen, loppuraporttiin myös logot
• loppuraportin sisällöstä otsikkotasolla tukipäätöksessä